プライバシーポリシー（Privacy Policy）

1. 取得する情報

本サービスでは、以下の情報を取得する場合があります。

【会員に関する情報】

• 氏名、事務所名、メールアドレス、連絡先情報
• 事務所プロフィール情報
• 会員登録情報、契約プラン情報、資格確認に関する情報
• Gyobotとの会話内容

【案件管理に関する情報】

• 案件名、案件に関するメモその他の案件管理情報
• タスク名、状態、並び順その他のタスク管理情報
• 予定の日時、件名、メモその他の予定管理情報
• 案件、タスク、予定の関連付けに関する情報

【相談者情報（受付機能）】

• 相談内容
• 入力された連絡先情報（会員が取得する場合）

【バーチャル顧客面談（診断）】

• ロールプレイング（面談練習）の会話内容
• 会員が入力した追加ペルソナ等の付帯情報
• 実施履歴（例：実施日時、発話数、参照元ログ等）

【資料アップロード（RAG）】

• アップロードされた資料ファイル（PDF/TXT等）
• 抽出テキスト、埋め込みベクトル、検索ログ

【外部参照（Web検索）】

• 検索クエリ（設定により保存する場合があります）
• 参照した外部サイトのURLおよび参照日時
• 外部参照利用状況（利用回数等の管理情報）

【報酬価格表・見積管理に関する情報】

• 報酬項目、価格、税区分、税率、法定費用、実費、価格表の版および変更履歴
• 顧客の氏名、会社名、部署、住所、メールアドレス、電話番号その他会員が入力する顧客情報
• 見積番号、見積明細、金額、発行日、有効期限、支払条件、顧客向け注記および内部メモ
• 生成された見積PDF、その版、生成日時、ファイル情報および整合性確認情報
• メールの宛先、宛先名、件名、本文、送信元、返信先、添付PDF、送付準備状況および送信日時
• メール配信サービスの受付結果、応答コード、メッセージID、失敗情報その他の送信履歴

【技術情報】

• IPアドレス、ブラウザ情報、OS情報、端末情報
• Cookie等の識別子
• localStorage識別子その他のセッション維持・設定保存に必要な情報
• アクセスログ、操作ログ、エラーログ

【決済関連情報】

• 契約プラン、課金状態、決済履歴等の決済関連情報
• クレジットカード情報は、本サービスでは保持せず、 決済事業者により直接処理されます。

2. 利用目的

• 本サービスの提供、運営、維持および改善のため
• 会話支援、案件管理、タスク管理、予定管理その他の業務支援機能を提供するため
• 受付対応補助のため
• 文脈維持および応答品質向上のため
• アップロード資料を用いた検索および出典付き回答生成（有料機能）のため
• 外部サイト参照による回答生成および参照履歴管理のため
• バーチャル顧客面談（診断）機能の提供（面談の事前シミュレーション、トレーニング支援）のため
• 品質改善、障害対応、不正利用対策およびセキュリティ確保のため
• 問い合わせ対応のため
• 多言語翻訳支援のため
• 利用状況の分析、機能改善およびプラン管理のため
• 報酬価格表の登録、版管理およびプランごとの利用制限管理のため
• 見積の作成、金額計算、確定、PDF生成・保存およびダウンロード機能を提供するため
• 会員の指示に基づき、見積メールを作成・送信し、送信結果を管理するため
• 確定見積、PDFおよび送信履歴を、業務記録、問い合わせ対応、不正防止、障害調査および証跡保持に利用するため

3. 保存期間

【会話ログ・診断履歴等】

• 会話ログ、バーチャル顧客面談履歴、事務所要件診断結果等は、プランに応じて保存期間が異なる場合があります。
• 現時点の保存期間は、有料プラン90日、無料プラン14日を基本とし、詳細は本サービス上の表示または仕様に従います。

【案件管理情報】

• 案件、タスク、予定および案件に紐づくメモ等の案件管理情報（ホワイトボードカードを除きます。）は、会員が本サービス上で削除するまで利用可能な状態で保存されます。会員による削除後または退会後も、法令対応、紛争対応、不正防止その他正当な目的に必要な範囲で保持する場合があります。
• 運営上必要な場合には、プラン変更、退会、契約終了その他の事情に応じて削除または利用制限を行うことがあります。

【ホワイトボード】

• ホワイトボードは一時的な作業領域です。新しいカードを保存すると、それ以前のカードは表面・裏面を問わず自動的に利用可能な状態から外れ、通常の利用画面では常に最新1件だけが表示対象となります。
• 黒板消しまたはカード削除を行った場合も、対象カードは通常の利用画面から除外されます。利用可能な状態から外れた後も、バックアップ、障害調査、不正防止その他正当な目的に必要な範囲で保持する場合があります。

【資料アップロード（RAG）】

• 会員がアップロードした資料データは、会話ログとは別に管理されます。
• 有料プラン利用中は、当該資料を参照して回答を生成するために利用されます。
• 会員が無料プランへ変更した場合、資料参照機能は停止しますが、一定期間（猶予期間）データは保管されます。
• 猶予期間経過後も有料プランへの再変更がない場合、当該資料データおよび関連するベクトルデータは順次削除されます。
• 会員は、管理画面からいつでも資料データを削除できます。

【決済関連情報】

• 契約、課金および決済に関する情報は、法令対応、会計処理、不正防止その他の必要性に応じて一定期間保存することがあります。

【報酬価格表・見積・送信履歴】

• 下書き見積は、会員が本サービス上で削除した場合、通常の利用画面から削除されます。削除後も、バックアップ等に含まれる情報は、復旧、安全管理その他正当な目的に必要な期間保持される場合があります。
• 確定見積、生成済みPDF、送付準備および送信履歴は、会員による業務記録の管理、本サービスの提供、問い合わせ対応、不正防止、法令対応または紛争対応に必要な期間保存する場合があります。
• 退会後も、前項の目的に必要な範囲で保存する場合があります。保存の必要がなくなった情報は、運営者の定める方法により削除または利用不能化します。

4. 管理者による閲覧

運営者は、障害対応、不正利用対策、セキュリティ対応、問い合わせ対応、法令上の要請への対応その他の正当な理由がある場合に限り、必要最小限の範囲で利用者情報を閲覧することがあります。

5. 第三者提供

運営者は、次の場合を除き、利用者情報を第三者に提供しません。

• 利用者の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要があり、本人の同意を得ることが困難である場合
• 不正利用またはセキュリティ上の問題への対応について、法令により提供が認められる場合
• 業務委託先に対し、本ポリシーに従って必要な範囲で提供する場合

運営者は、本サービスの提供に必要な範囲で、個人データの取扱いを外部事業者に委託することがあります。この場合、運営者は、委託先を適切に選定し、契約その他の方法により必要な安全管理措置を求め、委託先における取扱状況を適切に監督します。

6. 外部サービスの利用

本サービスは、以下の外部サービスを利用する場合があります。

• Resend（メール配信）
  • 提供元：Plus Five Five, Inc.
  • 利用目的：会員の指示に基づく見積メールおよび添付PDFの送信、送信結果の管理
  • 送信される情報：宛先メールアドレス、宛先名、件名、本文、送信元、返信先、添付PDFその他送信に必要な情報
  • 取得する結果：送信要求の受付成否、応答コード、メッセージID等
  • これらの情報は、米国その他の国外で保存または処理される場合があります。
  • ポリシー： プライバシーポリシー / Data Processing Addendum（DPA）
• OpenAI API（会話生成・翻訳・RAG回答・バーチャル顧客面談等）
  • 提供元：OpenAI, Inc.
  • 利用目的：回答文の生成、翻訳、要約、入力内容の解析、面談トレーニング支援等
  • データ保護： APIを介して送信されたデータは、原則として開発元によるAIモデルの学習には利用されません。
  • ポリシー： プライバシーポリシー / APIデータプライバシー
• Brave Search API（外部参照機能）
  • 提供元：Brave Software, Inc.
  • 利用目的：会員の明示的な指示に基づく外部情報参照（Web検索）
  • 外部検索APIへは、検索クエリ等の最小限の情報が送信される場合があります。
  • 本サービスは、検索結果に基づき外部ウェブサイトへアクセスすることがあります。
  • ポリシー：プライバシーポリシー / APIデータポリシー
• Qdrant Cloud（ベクトル検索）
  • 提供元：Qdrant Solutions GmbH
  • 利用目的：ベクトル検索およびナレッジベース管理
  • ポリシー： プライバシーポリシー
• Stripe（決済処理）
  • 提供元：Stripe, Inc.
  • 利用目的：有料プランの決済処理および課金管理
  • クレジットカード情報はStripeにより直接処理され、 本サービスのサーバーには保存されません。
  • ポリシー：プライバシーポリシー
• Google Analytics（アクセス解析）
  • 提供元：Google LLC
  • 利用目的：利用状況の分析およびサービス改善
  • Google Analyticsは、Cookie等の識別子、端末・ブラウザ情報、閲覧画面その他の利用状況を収集します。
  • 本サービスでは、相談内容、案件管理情報、会話内容またはアップロード資料の内容を Google Analyticsへ送信することはありません。
  • 利用者はブラウザ設定によりCookieを無効にすることで、 データ収集を拒否できます。
  • ポリシー：プライバシーポリシー

Resendその他の外部サービスの利用に伴い、情報がアメリカ合衆国、欧州その他の外国にあるサーバーまたは事業者により保存または処理される場合があります。
情報の送信は、機能提供に必要な最小限に限定されるよう努めます。
連絡先情報等の個人情報は、不要にAI処理対象とならないよう配慮した設計に努めます。
バーチャル顧客面談（診断）等で受付ログ等を参照する場合も、個人情報が送信されないよう配慮した設計に努めます。
アップロード資料は、AIモデルの学習用途には利用されません。
決済情報は決済事業者により安全に管理され、本サービス運営者がクレジットカード番号等を取得または保存することはありません。

7. 利用者が入力・アップロードする情報に関する責任

利用者は、本サービスに入力またはアップロードする情報について、適法な権利を有するもののみ取り扱うものとします。
会員が顧客その他第三者の個人情報を本サービスへ入力し、見積作成またはメール送信に利用する場合、会員は、当該情報を適法に取得・利用し、本人への必要な説明その他適用法令上必要な措置を行うものとします。
運営者は、会員の指示に基づき、本サービスの提供に必要な範囲で当該情報を取り扱います。

8. 安全管理措置

• アクセス制御
• 権限管理
• 保存期間制限
• 運用監督
• 障害対応および不正利用対策

9. 利用者の権利

利用者は、法令の定めに従い、自己に関する情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止その他の請求を行うことができます。請求する場合は、下記お問い合わせフォームから、請求内容および対象となる情報をお知らせください。運営者は、本人確認に必要な情報または資料の提示をお願いしたうえで、法令に従って対応します。法令上手数料を定めることが認められる請求について手数料を定める場合は、その額を事前に案内します。

10. 注意事項

マイナンバー、口座番号、在留カード番号、パスポート番号、秘密鍵等の高機微情報は、本サービスへ入力またはアップロードしないでください。
受付機能、会話機能、案件管理機能、資料参照機能およびバーチャル顧客面談（診断）等において、機微情報の入力が検知された場合、AI処理、RAG処理または一部機能を抑止する場合があります。

11. お問い合わせ先

本ポリシーに関するお問い合わせは、運営者所定の問い合わせフォームより受け付けます。

12. ポリシー変更

運営者は、必要に応じて本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、変更内容および効力発生日を定め、効力発生日までに、本サービス上への表示その他適切な方法により周知します。